Наш герой Евгений, понимая, что рано или поздно он обязательно что-нибудь забудет, стал записывать все свои вопросы в обычный документ google.doc. Смартфон всегда был под рукой. Отсутствие интернета или плохая связь не пугала – вносить пункты или правки можно и режиме офлайн, а настроенная синхронизация не подведет и все изменения обязательно сохранятся.
Его список записей за один день выглядел примерно таким образом:
- Изучить информацию о новых поставщиках
- Забрать ребенка из детского садика
- Уточнить детали презентации у Сергея (коллеги)
- Заехать к маме
- Купить книгу о продуктивности
- Сделать отчет о продажах и сдать шефу
- Позвонить другу Ярославу и договориться о встрече.
- Купить продукты домой
- Изучить варианты будущего отпуска
- Перевыпустить банковскую карту
- Изучить варианты открытия «своего дела»
Как видим, список задач очень разноплановый. В нем есть мелкие и «быстрые» дела, не требующие усилий к их выполнению – главное не забыть, есть задачи, которые нужно обязательно сделать «завтра», а есть дела «на перспективу».
Как правило, перспективные дела, не требующие немедленного реагирования, но от этого не менее важные, а скорее даже наоборот, будут откладываться немыслимое количество раз. И в особенности, если не имеют сроков и дедлайнов. В большинстве случаев, такие задачи вызывают прокрастинацию, затем мысленно переводятся в разряд неважных, потом торжественно вычеркиваются из списка, чтобы не мозолили глаза и не вызывали раздражение. Но на самом деле при этом остается и накапливается чувство разочарования и неудовлетворенности.
Чтобы уделять внимание абсолютно всем делам, существуют нехитрые правила их группировки. Таких методик немало. Рассмотрим одну из них:
Все дела нужно разделить на 4 группы (согласно Матрицы Эйзенхауэра🙂
Приоритетность задач в каждой из этих категорий Вы выстаиваете сами, в зависимости от сроков и важности.
При ежевечернем составлении списка дел «на завтра», старайтесь придерживаться пропорции 40%+30%+20%+10%. Это значит, что 40% Вашего времени на завтра должно быть запланировано на решение задач из 1 категории, 30 % времени – на решение задач из второй категории и т.д.
И, конечно же, не забывайте про Правило Парето, согласно которого только 20% задач приносят нам 80% результата. Учитесь формировать списки задач правильно, отбрасывая лишние. Ведь жизнь не останавливается и не концентрируется на работе, постановке целей и выполнении планов. Всего все равно не переделаешь, но хочется к этому стремиться.
Несколько небольших хитростей и советов:
— при составлении списков дел, реально и критично оценивайте свои силы. Не планируйте «свернуть горы» за один час. Это не приведет к результатам, а лишь вызовет чувство неудовлетворенности и «опускания рук», прокрастинацию.
— разрешайте себе запланировать дела только на 60% личного и рабочего времени. Это значит, что если у Вас в распоряжении 12 часов, то рассчитывать Вы можете максимум на 7. Почему так? Да потому, что внезапно возникающие неотложные дела возникают у нас каждый день. На них тоже нужно предусмотреть время.
— для того, чтобы правильно оценить время на выполнение того или иного дела, разбивайте крупные задачи на более мелкие, используйте для этого чек-листы, и не забывайте при опасность многозадачности.